Manual Interno de Tratamiento de Datos Personales
ESTUDIOS AIDA PRODUCCIONES S.A.S.
1. Introducción
El presente Manual Interno de Tratamiento de Datos Personales de AIDA Producciones S.A.S. Establece los lineamientos, procedimientos y medidas adoptadas por la empresa para garantizar la protección y manejo de los datos personales de técnicos, trabajadores, clientes y proveedores, en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y normas complementarias.
2. Objetivo
Definir los procesos y responsabilidades de la recolección, almacenamiento, uso, transmisión y eliminación de datos personales, asegurando su confidencialidad, integridad y disponibilidad, así como el respeto de los derechos de los titulares.
3. Alcance
Este manual aplica a todos los procesos de AIDA Producciones S.A.S. en los que se recolectan, almacenen, usen, transmitan o eliminen datos personales, incluyendo la información de técnicos contratistas, trabajadores, clientes y proveedores.
4. Definiciones
● Dato personal: Información que identifica o hace identificable a una persona.
● Dato sensible: Información que afecta la intimidad del titular, como datos de salud, seguridad social o información financiera.
● Tratamiento: Cualquier operación sobre datos personales, como recolección, almacenamiento, uso, circulación o eliminación.
● Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica que decide sobre la base de datos.
● Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica que realiza el tratamiento por cuenta del responsable.
5. Datos recolectados
● AIDA Producciones S.A.S. recolecta, entre otros, los siguientes datos personales:
● Técnicos: cédula, nombre completo, dirección, teléfono, correo electrónico, EPS, ARL, pensión, RUT, cuenta bancaria, hoja de vida.
● Clientes: nombre, RUT, dirección, teléfono, correo electrónico.
● Proveedores: nombre, RUT, dirección, teléfono, certificaciones bancarias.
6. Finalidades del tratamiento
Los datos personales recolectados son tratados con las siguientes finalidades principales:
● Gestionar la vinculación temporal de técnicos para la prestación de servicios, incluyendo la validación de sus documentos, afiliación a seguridad social y el respectivo pago por los servicios prestados.
● Permitir el acceso de técnicos a los lugares donde se prestan servicios de streaming.
● Gestionar la relación comercial con clientes y proveedores.
● Responder consultas, solicitudes o reclamos de los titulares de la información.
7. Procedimientos de tratamiento de datos
● Recolección: siempre mediada por autorización previa, expresa e informada del titular.
● Almacenamiento: en carpetas físicas bajo llave y en plataformas digitales con contraseñas y accesos restringidos.
● Uso: únicamente para los fines informados y autorizados.
● Transmisión: se realizará únicamente a clientes o terceros autorizados mediante correos institucionales.
● Eliminación: conforme a los plazos legales y contractuales; destrucción física o eliminación digital segura.
8. Derechos de los titulares
Los titulares de los datos personales tratados por AIDA Producciones S.A.S. podrán ejercer en cualquier momento los siguientes derechos:
● Acceder a la información personal que repose en nuestras bases de datos.
● Solicitar la actualización, rectificación o complementación de sus datos.
● Pedir la supresión de los datos cuando no exista una obligación legal o contractual que exija conservarlos.
● Revocar la autorización otorgada para el tratamiento, salvo en los casos en que la ley disponga lo contrario.
Para ejercer estos derechos, los titulares podrán comunicarse a través del correo electrónico institucional: data@aidaproducciones.com
9. Tratamiento de Cookies en el Sitio Web
Con el fin de garantizar la transparencia frente al uso de datos personales en entornos digitales, la Empresa informa que nuestro sitio web utiliza cookies para optimizar la experiencia de navegación, mejorando los servicios ofrecidos y analizar el tráfico en la página.
Tipos de cookies utilizadas:
● Esenciales: necesarias para el funcionamiento del sitio web y permitir la navegación.
● Analíticas: permiten conocer el comportamiento de los usuarios dentro del sitio (ej. número de visitas, secciones más consultadas).
● De publicidad: orientadas a personalizar anuncios o promociones según las preferencias del usuario.
Consentimiento: Al ingresar al sitio web, los usuarios reciben un aviso sobre el uso de cookies, en el cual pueden aceptar, rechazar o configurar sus preferencias. El consentimiento otorgado podrá ser revocado en cualquier momento, modificando la configuración del navegador o a través del panel de preferencias habilitado en la página.
Gestión de cookies: El titular podrá desactivar o eliminar las cookies en cualquier momento desde su navegador. La desactivación de ciertas cookies esenciales puede afectar el funcionamiento del sitio web.
Relación con la Política de Privacidad: El tratamiento de la información obtenida mediante cookies se realizará de acuerdo con los principios y lineamientos establecidos en la presente Política de Tratamiento de Datos Personales y en la Política de Privacidad publicada en la página web de la Empresa.
10. Responsables del tratamiento
La Gerencia de AIDA Producciones S.A.S. es la dependencia responsable de garantizar el cumplimiento de este manual.
El jefe de operaciones, la contadora y la asistente administrativa actúan como encargados de custodiar la información, aplicar las medidas de protección correspondientes y responder a las solicitudes de los titulares.
11. Revisión y mejora continua
Este manual será objeto de revisión periódica con el fin de adaptarlo a cambios normativos, contractuales o tecnológicos que puedan incidir en el tratamiento de datos personales.
Las actualizaciones se comunicarán de manera oportuna a todos los colaboradores y, cuando corresponda, a los titulares de la información.
12. Vigencia
Este manual entra en vigor a partir de la fecha de su aprobación y continuará vigente mientras la empresa siga con actividades que impliquen el tratamiento de datos personales.